Moduł, którego nie było — i połowa zadań marketingowych mniej
- Branża
- Sprzedaż biletów online
- Skala
- Dziesiątki tysięcy wydarzeń, spółka grupy Allegro
- Platforma
- Salesforce
- Model
- Sprinty dwutygodniowe
- Status
- W rozwoju
Kontekst
eBilet sprzedaje bilety na wydarzenia kulturalne, rozrywkowe i sportowe i dostarcza systemy biletowe organizatorom. Od 2020 roku należy do grupy Allegro. Skala operacji to dziesiątki tysięcy wydarzeń, a wokół każdego z nich pracują równolegle zespoły sprzedaży, obsługi organizatorów, obsługi klienta i marketingu.
Zgłosili się do nas z konkretnym problemem: działy Commerce i Marketing pracowały nad tymi samymi wydarzeniami, ale bez wspólnego miejsca, w którym widać, kto co ustalił i na jakim etapie jest realizacja.
Problem
Media plany promotorów — czyli zestawy działań marketingowych realizowanych dla organizatorów wydarzeń — powstawały w arkuszach i były ustalane mailem. Przy pojedynczym wydarzeniu to działa. Przy dziesiątkach tysięcy przestaje: wiedza o tym, co zostało obiecane organizatorowi, była rozproszona między zespołami i ludźmi.
Liczba wejściowa jest tu prosta: zero zadań marketingowych powstawało automatycznie. Każde było zakładane ręcznie, przez osobę, która najpierw musiała ustalić, co ma powstać.
„Jeszcze niedawno wiele procesów opierało się na arkuszach, mailach i wiedzy rozproszonej między zespołami. Przy tej skali biznesu z dziesiątkami tysięcy wydarzeń, kluczowe jest, żeby wszyscy pracowali na tych samych danych i mieli dostęp do tego samego obrazu sytuacji.”
Ograniczenia i decyzje
Media plan promotora nie jest kampanią marketingową — to zestaw zobowiązań wobec zewnętrznego organizatora, z własnym cyklem życia i własnym podziałem pracy. Mieliśmy dwie drogi: dopasować to do gotowych mechanizmów platformy albo zbudować moduł od podstaw.
Wybraliśmy budowę od podstaw. Dopasowanie wymagałoby obejść, które przy pierwszej większej zmianie procesu trzeba by rozplątywać, a rozwiązanie miało docelowo obsługiwać wolumen dziesiątek tysięcy wydarzeń. Ceną było dłuższe mapowanie procesu przed pierwszą linią konfiguracji.
Ta kolejność okazała się kluczowa i klient wskazał ją potem jako rekomendację dla innych:
“For a successful engagement, I highly recommend involving them early in the process mapping phase, as their ability to translate complex business needs into Salesforce architecture is outstanding.”(Recenzja na Salesforce AppExchange. „Rekomendujemy włączenie ich wcześnie, na etapie mapowania procesów — ich zdolność przekładania złożonych potrzeb biznesowych na architekturę Salesforce jest wyjątkowa.”)
Co zbudowaliśmy
- Autorski moduł zarządzania media planami — planowanie działań, alokacja zadań, śledzenie realizacji, jedno wspólne miejsce dla Commerce i Marketingu
- Automatyczne tworzenie zadań na podstawie ustalonego media planu
- Setki usprawnień w narzędziach codziennej pracy zespołów sprzedaży, obsługi organizatorów i obsługi klienta
- Utrzymanie i rozwój systemu w dwutygodniowych sprintach, z roadmapą
Wynik
- 50% zadań marketingowych powstaje automatycznie — osiągnięte już na etapie MVP, nie po roku dostrajania
- Moduł w codziennym użyciu całego zespołu marketingu — planowanie, alokacja, realizacja
- Rok współpracy w modelu rozwoju i utrzymania, z roadmapą i sprintami
- Wspólne źródło danych dla działów, które wcześniej ustalały rzeczy mailem
Co dalej
Współpraca trwa.
Głos klienta
„Po roku nie pracujemy już jak klient i dostawca, tylko jak jeden zespół. To chyba najlepsze podsumowanie rozwoju Salesforce w eBilet.”
“After a year of working together, we no longer see Bloomis as an external vendor, but rather as an integrated part of our own team.”